Bir önceki yazımızda stratejik plan ve hazırlık sürecine odaklanmıştık. Bu yazımızda ise Strateji Eylem Planı üzerinde duracağız.
Yazımıza stratejik plan ile strateji eylem planı arasındaki ayrıma bakarak başlayalım. Kısacası stratejik planlama, işletmenizin istediği yere nasıl ulaşacağını adım adım planladığınız süreçtir. Burada süreçle ilgili ayrıntılara girmeyeceğiz, ancak diğer yazımızda stratejik plan ile detaylara ulaşabilirsiniz. Strateji eylem planı ise stratejinizi nasıl gerçeğe dönüştüreceğinizi açıklar. Belirttiğiniz amaç ve hedefleri ele alarak bu amaç ve hedefleri hangi eylemler ile gerçekleştirebileceğinizi ortaya çıkarır. Bir eylem üzerinde kimin sorumlu olduğunu, bu eylemin ne zaman tamamlanması gerektiğini ve eylemin hangi kaynaklara ihtiyaç duyduğunu ortaya çıkarır.
Strateji Eylem Planı, stratejik planlama sürecinin önemli bir tamamlayıcı parçasıdır. Bu tamamlayıcı parça Stratejik Plan’a ek olarak şu adımları içerir:
- Hedefe ulaşmak için yapılması gereken eylemler (görevler / adımlar),
- Bu eylemlerin önceliklendirilmesi
- Her görevi yerine getirmekle yükümlü kişi ve ekipler
- Bu görevler ne zaman tamamlanacağı (son teslim tarihleri ve kilometre taşları),
- Görevleri tamamlamak için gerekli kaynaklar
- İlerlemeyi değerlendirmek için alınması gereken önlemler
Strateji Eylem Planları, aksiyonları listelemeyi, ilerlemeyi izlemeyi ve işleri etkili bir şekilde planlamayı kolaylaştırır. Strateji Eylem Planı oluşturmak için aşağıdaki 7 adım izlemeniz gerekmektedir.
1. Adım: Son hedefinizi tanımlayın
Ne yapmak istediğiniz ve neyi başarmak istediğiniz konusunda net değilseniz, kendinizi başarısızlığa hazırlıyorsunuzdur. Yeni bir girişim mi planlıyorsunuz? Nerede olduğunuzu ve nerede olmak istediğinizi tanımlayarak başlayın. Bir problem çözüyor musunuz? Önceliği belirlemeden önce durumu analiz yapın. Yani stratejik planınızı çıkarmayla sürece başlayın.
Sonra hedeflerinizi yazın. Stratejik planda amaçlarınızı çıkarmıştık. Amaçlarınıza istenilen performans kriterlerinde ulaşabilecek hedeflerinizi de oluşturmamız gerekecektir. Ve bir sonraki adıma geçmeden önce, SMART ölçütlerini kullanarak hedeflerinizi netleştirin. SMART ölçütleri: Spesific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely
Spesifiklik – Hedefiniz spesifik mi? : iyi tanımlanmış ve net
Ölçülebilirlik – Hedefiniz ölçülebilir mi? : ilerlemeyi izlemek için ölçülebilir göstergeleri dahil et
Ulaşılabilirlik – Hedefiniz ölçülebilir mi? : sahip olduğunuz kaynaklar, zaman, para, deneyim vb.
Alakalılık – Hedefiniz amacınıza uygun mu? : diğer hedeflerinizle hizalayın
Zamanındalık – Hedefinizin bitiş tarihi var mı? : bitiş tarihi ekleyin
2. Adım: İzlenecek adımları listeleyin
Amaç ve hedefler artık belli. Bunu gerçekleştirmek için tam olarak ne yapmalısınız? Gerçekleştirilecek tüm görevleri, teslim tarihlerini ve sorumlu kişileri aşağıdaki tablo içine doldurarak bu sürece başlayabilirsiniz.
Tüm ekibin bu sürece dahil olduğundan ve plana erişimi olduğundan emin olmanız önemlidir. Bu şekilde herkes projedeki rollerinin ve sorumluluklarının farkında olacaktır. Her görevin açıkça tanımlandığından ve erişilebilir olduğundan emin olun. Daha büyük ve daha karmaşık görevlerle karşılaşırsanız, bunları yürütmesi ve yönetmesi daha kolay olan daha küçük görevlere bölün.
3. Adım: Görevlere öncelik verin ve son tarihler ekleyin
Görevlere öncelik vererek listeyi yeniden düzenleme zamanı. Bazı adımlar, diğer alt adımları engelleyebileceğinden öncelik vermeniz gerekebilir. Son tarihler ekleyin ve gerçekçi olduklarından emin olun. Son teslim tarihlerine karar vermeden önce görevin kapsamını anlamak için bunu gerçekleştirmekten sorumlu kişiye danışın.
4. Adım: Kilometre taşlarını ayarlayın
Kilometre taşları, ana hedeflere ulaşmak için proje devam ederken geçilen veya başarılan mini hedefler olarak düşünülebilir. Kilometre taşları, ekibe motivasyon ve performans sağlar.
Niçin kilometre taşlarını kullanmalıyız?
Kilometre taşları, son teslim tarihlerini yönetiminizi kolaylaştırır. Projeyi başarıyla tamamlamak istiyorsanız, son teslim tarihlerine dikkat etmelisiniz. Proje kilometre taşlarını belirlemek, son teslim tarihlerini verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilir. Kilometre taşları ayrıca, önemli tarihleri vurgulamanızı sağlar. Yönetim kurulu toplantıları, eğitim oturumları ve farklı projeler projenizin ilerlemesini olumsuz etkileyebilir. Böyle bir durumda, kilometre taşları, önemli tarihleri vurgulayarak yolunuza devam etmenize yardımcı olur, böylece işteki diğer olaylardan etkilenmeyen bir proje planı yaparsınız. Bu, proje başarısı şansını önemli ölçüde artıracaktır. Son olarak kilometre taşları, proje çıktıları üzerinde daha iyi kontrol sağlar.
5. Adım: Gerekli kaynakları belirleyin
Projenize başlamadan önce, görevleri tamamlamak için gerekli tüm kaynaklara sahip olduğunuzdan emin olmak oldukça önemlidir. Şu anda mevcut değilse, önce bunları elde etmek için bir plan yapmanız gerekir. Kaynak belirleme aşaması bütçenizi de belirleme sürecini içermelidir. Her görevin maliyet ve bütçesini belirleyerek bu alan için de eylem planınızın bir sütununuzda yer açmalısınız.
6. Adım: Eylem planınızı görselleştirin
Bu adımın amacı, herkesin bir bakışta anlayabileceği ve herkesle paylaşılabilecek bir öğe yaratmaktır. Eylem planınızı bir akış şeması, Gantt şeması veya tablo şeklinde görselleştirmenizi öneririz. Bu görselin herkes tarafından kolayca erişilebilir ve düzenlenebilir olması da gerekmektedir.
7. Adım: İzleme, değerlendirme ve güncelleme
Ekibinizle kaydettiğiniz ilerlemeleri değerlendirmek için biraz zaman ayırın. Tamamlanan görevlerde hedefe nasıl ilerlediğinize dikkat çekebilirsiniz. Bu, bekleyen veya geciken görevleri de ortaya çıkaracaktır, bu durumda sebepleri ortaya çıkarmanız ve uygun çözümler bulmanız gerekecektir. Ardından eylem planınızı uygun şekilde güncelleyin.
Sonuç
Yukarıda belirttiğimiz 7 adım sonucu sizler için görselleştirdiğimiz örnek strateji eylem planı taslağını aşağıda bulabilirsiniz. İşletmeleriniz için strateji eylem planları oluşturmak için iletişime geçebilirsiniz.
Yazarlar: